Mimi Thian
Elke keer dat een klant u betaalt voor een bepaald type fotografie, is het essentieel om alle details op een rijtje te hebben voordat er een echte planning of fotografie plaatsvindt. Als u dit van tevoren allemaal in het kwadraat hebt, kan het hele proces sneller verlopen. Iedereen blijft tevreden en alle betrokkenen weten wat ze kunnen verwachten van het eindresultaat.
Wat is een vooroverleg met een cliënt?
Een vooroverleg met de klant is waar u en uw klant elkaar ontmoeten om de details van de sessie of het project te bespreken. U kunt afspreken in uw studio, een koffieshop of het huis of bedrijf van de klant.
Of het nu gaat om een portretklant, een model, een commercieel project of een persoonlijk project waarbij meer mensen betrokken zijn, een voorgesprek is belangrijk omdat je veel vragen en details kunt afhandelen die ervoor zorgen dat de sessie soepel verloopt.
Een voorgesprek met de klant kan ook plaatsvinden via een videoconferentieservice zoals Skype of FaceTime. Het gaat erom dat u voor uw klant gaat staan en praat over uw project of sessie.
Kies een locatie of methode waar u uw onverdeelde aandacht aan uw cliënt kunt schenken. Afleiding hebben of op een plaats zijn die niet geschikt is voor een vergadering, kan je er vaak van weerhouden om gefocust te blijven op de details.
Een coffeeshop lijkt bijvoorbeeld de beste keuze, maar kies een plek binnen de plaats die afgelegen en rustig is. Het kiezen van een erg populaire of luidruchtige locatie kan het moeilijk maken om met elkaar te praten of elkaar te horen.
Wees voorbereid op elk type vooroverleg
Ook al heb je voor alle fotosessies of projecten een vooradvies nodig, als je je met de juiste vragen en informatie op elk van deze sessies voorbereidt, kun je een gerichter voorgesprek krijgen.
Vooroverleg voor het huwelijk
Hoewel het proces van bruiloften meestal hetzelfde is, is elke bruiloft uniek. Daarom zijn vooroverleg erg belangrijk, zeker als het vooroverleg plaatsvindt voordat het koppel je boekt voor het evenement.
Een ontmoeting met het paar vóór de bruiloft kan hen helpen om de tijdlijn van de dagen in termen van fotografie te bepalen.
Bereid uw contract voor met een voorblad dat u kunt invullen met alle belangrijke details. Bijvoorbeeld namen van het paar, datum van het evenement, details van de ceremonie en ontvangstlocatie, aantal bruidsmeisjes, starttijden voor belangrijke evenementen en eventuele andere opmerkingen die betrekking hebben op het evenement.
Houd een ander blad of notitieboekje klaar voor essentiële aantekeningen tijdens de vergadering. Hoe graag we ook fotografische herinneringen hebben, de waarheid is dat wanneer we mensen voor het eerst ontmoeten, we kunnen verdwalen in gesprekken en kleine maar noodzakelijke details vergeten. Een vergaderblad kan u dus helpen alles op te schrijven waarvan u denkt dat het belangrijk is, zonder dat u het op het contract hoeft te schrijven.
Schrijf alles op. Van het kleurenschema, de soorten bloemen die ze hebben, het eerste danslied, hoe ze elkaar ontmoetten, tot de meer belangrijke details zoals de fotografiestijl die ze leuk vinden en of ze een tweede fotograaf willen.
Al deze details zijn even belangrijk voor de bruid en bruidegom, en daarom zouden ze ook voor jou belangrijk moeten zijn. Het kan je bijvoorbeeld helpen om op de dag van het evenement te onthouden dat de bloemen die ze hebben uitgekozen een herinnering zijn aan een overleden grootmoeder.
Geef het paar de tijd om u eventuele vragen te stellen. Het maakt niet uit of hun vragen of zorgen een beetje onrealistisch zijn. Elke twijfel op een vriendelijke manier oplossen kan het verschil betekenen tussen het kiezen van jou of een andere potentiële fotograaf die ze misschien ontmoeten.
Wees ook voorbereid om uw werk te laten zien aan uw klanten op het moment van de vergadering. Neem een portfolio, albums, afdrukken, een laptop met uw website en galerijen open. Soms nemen klanten via verwijzing contact op met fotografen zonder echt naar hun werk te kijken. Deze bijeenkomst is dus een geweldige manier om ze verliefd te laten worden op je werk. Het nemen van albums kan ook de deur openen voor upselling en producten toevoegen aan de bruiloftsverslaggeving.
Dit zijn items die u moet meenemen naar elk pre-huwelijksconsult:
- Portfolio, laptop, diavoorstelling om uw klanten te laten zien
- Albums en producten die u uw klanten wilt verkopen
- Contract en infofiche
- Vergaderblad of notitieboekje om extra informatie over de bruiloft op te schrijven
- Kopie van de prijzen van uw collecties en een productprijsoverzicht
- Het contract voor klanten om de algemene voorwaarden te bekijken
Onthoud dat jij de professional bent en dat het stel niet alleen naar je toe komt om je te ontmoeten, maar ook om zoveel mogelijk informatie te krijgen over fotografie, het huwelijksproces en eventueel aanvullend advies waar ze van kunnen profiteren. Uw expertise zal altijd worden gewaardeerd en uw vriendelijke houding kan de bruiloft op uw agenda krijgen.
Portretsessies van welke aard dan ook
Bij portretsessies denk je misschien dat een voorgesprek wat veel is. Maar als je eenmaal een voorgesprek hebt gehad, zul je blij zijn dat je dat hebt gedaan. Elke portretsessie, of het nu een familiesessie, seniorenessie of individu is, is allemaal uniek en belangrijk.
Hier is een persoonlijke ontmoeting misschien niet zo nodig en kan deze soms via e-mail of berichten worden gedaan. Het kan echter een langdurig proces worden als u het op die manier doet. Houd indien mogelijk een persoonlijke ontmoeting met uw klant - fysiek face-to-face of via een videoconferentieservice.
Dingen om te bespreken tijdens de bijeenkomst:
- Locatie en ideale tijd voor de sessie
- Kledingkastideeën en wat zou passen bij het concept van de sessie
- Hoeveel mensen wonen de sessie bij
- Als er kinderen aanwezig zijn, hun leeftijden zodat u zich van tevoren kunt voorbereiden
- De stijl van fotografie die ze leuk vinden, openhartig, geposeerd, een mix
Tijdens het voorgesprek met de klant is het ook belangrijk om een portretcontract en een prijslijst voor uw pakketten te hebben. Op die manier kunt u vanaf het begin de prijzen bekijken en wat elk pakket bevat.
Hierdoor krijgt uw cliënt de mogelijkheid om vooraf eventuele vragen over de sessie te stellen om miscommunicatie of misverstanden na afloop van de sessie te voorkomen.
Commerciële of redactionele projecten
Commerciële / redactionele projecten vereisen meestal een snelle uitvoering en geven u slechts een beperkte hoeveelheid tijd om het concept te fotograferen. Afhankelijk van wat uw cliënt als resultaat hoopt te hebben, kan het zijn dat u meer dan één vooroverleg moet hebben, vooral als het een nieuwe cliënt is.
Een ontmoeting met het hele team kan er ook voor zorgen dat het project met minder tegenslagen verloopt. Iedereen zal op dezelfde pagina zijn wat betreft concept, verlichting, locatie en alle essentiële details van het project.
Een vooroverleg is ook een goed moment om de betalingsgegevens van het project door te nemen. Het prijs- en betalingsschema verschilt enorm van portretten of bruiloften. Hier moet de oplage worden besproken. Circulatie omvat hoe vaak de klant uw foto's in zijn marketing-, advertentie- of promotiemateriaal laat zien.
Bespreek ook copyright en licenties tijdens de vergadering. Misschien wilt u de foto's in uw portfolio kunnen presenteren, of soms wil de klant exclusieve rechten. Bekijk in deze tijd ook modelreleases en contracten.
Voor dit soort projecten geldt dat hoe meer vragen u stelt om een duidelijk omschreven idee van het project te krijgen, u kan helpen om een betere schatting van uw werk te krijgen. Hoe meer informatie u krijgt, hoe beter.
Tot slot
Vooroverleg is erg belangrijk bij alle soorten fotografieprojecten waarbij u te maken heeft met een klant die u betaalt voor uw diensten. Deze bijeenkomsten helpen u om een duidelijk beeld te krijgen van wat uw klant zoekt en wat hij verwacht te ontvangen als zijn eindproduct.
Het kan eventuele twijfels wegnemen, vragen beantwoorden en uw klant helpen met uw advies en expertise zodat het project zonder tegenslagen verloopt.