Een gastpost door Nick Rains.
Correct gebruik van metagegevens betekent dat afbeeldingen volledig kunnen worden gecatalogiseerd en afbeeldingen op elk moment kunnen worden opgehaald zonder noodzakelijkerwijs te weten in welke map het bestand zich bevindt. King Penguins, Macquarie Island - Canon 5D MkII, 300f2.8L 1/500 seconde @ f5.6.
Archiveren
Waar bewaar je je afbeeldingsbestanden eigenlijk?
Bestandt u afbeeldingen in mappen met betekenisvolle namen zoals "Sydney 01-01-2010" en "Perth 11-03-2010", of "Bloemen" of iets dergelijks. Wat als het een foto is van een bloem in Perth; in welke map zou je het plaatsen? Of zou je het in beide stoppen? Dit is een fysiek archiefsysteem, vergelijkbaar met letterlijke bestanden in een letterlijke archiefkast. Het kan dienen als een archiveringssysteem, maar het negeert het meest bruikbare aspect van digitale beelden: metadata.
Correct gebruik van metadata betekent dat computers kunnen doen waar ze goed in zijn: grote hoeveelheden data onthouden en verbanden leggen tussen lijsten en records. Een afbeelding met metadata zoals City = ‘Perth’ en Caption = ‘flower’ kan gemakkelijk worden geraadpleegd door een database die alleen de metadata van een afbeeldingsbestand koppelt aan de woorden Flower en Perth en de locatie op uw harde schijf weergeeft. Als u zoekt op 'Flower' en 'Perth', toont de database alle bestanden die met die woorden zijn getagd - en hier is de truc: het bestand hoeft niet op een bepaalde plaats op uw harde schijf te staan, zolang de database dat wel heeft eerder zijn standpunt vastgelegd. Met andere woorden, alle bestandslocaties zijn al gecatalogiseerd. Je zou een dozijn afbeeldingen van bloemen in Perth op een dozijn verschillende locaties kunnen hebben en de database kan die bestanden moeiteloos weergeven als je naar die termen zoekt. Dit is waar computers het beste in zijn, en daar zijn ze erg goed in.
Als u goede catalogussoftware gebruikt, hoeft u uw bestanden eenvoudigweg niet in een logische mapstructuur te rangschikken, zolang de software alle locaties van alle afbeeldingen heeft gecatalogiseerd. Als al uw afbeeldingen op één harde schijf staan en die harde schijf is volledig gecatalogiseerd, dan kan de mapstructuur van die harde schijf alles zijn wat u maar wilt.
OK, dus we hebben vastgesteld dat het gebruik van zoiets als Idimager, Lightroom of Expressions Media 2 een goed idee is. Dat is een deel van het probleem. Het andere deel is hoe we die bestanden off-site opslaan als back-up op dvd's (aangezien we slechts 4,5 GB aan afbeeldingen op één dvd kunnen passen) op een zodanige manier dat we een bestand gemakkelijk kunnen terughalen als het verloren is of op de een of andere manier bedorven. Hoe weten we waar het is? We zouden ook elke dvd kunnen catalogiseren, neem ik aan, maar dat zou erg tijdrovend zijn en gelukkig is het niet nodig.
De truc is om de inhoud van uw dvd's op uw harde schijf te spiegelen door mappen te gebruiken met exact dezelfde namen als de dvd's, die exact dezelfde afbeeldingen bevatten. Als we een op deze manier opgemaakte harde schijf catalogiseren, is de catalogus tegelijkertijd een catalogus van de dvd's.
Dit paneel van Expressions Media 2 toont de mappen op de netwerk-pc. D-station dvd's 151-200 dvd161. De groene stip betekent dat dit is wat momenteel wordt weergegeven in een browservenster (zie onderstaande schermafbeelding).
Het emmer-systeem
Ik volg de 3-2-1-benadering voor archivering en back-up. Dat zijn ten minste drie exemplaren van elke afbeelding, op twee verschillende mediatypen (HD en dvd) en ten minste één exemplaar dat volledig off-site is opgeslagen.
Ik volg ook de ‘Bucket’ benadering van archivering, gepopulariseerd door Peter Krogh in zijn boek The DAM Book. Ik gebruikte al een paar jaar een soortgelijk systeem toen ik Peters boek tegenkwam. Het was geweldig om mijn eigen methoden opnieuw te bevestigen en te ontwikkelen, dus kocht ik het boek, bracht een aantal wijzigingen aan in mijn workflow en heb sindsdien dit pad gevolgd.
Het Bucket-systeem is gebaseerd op optische media van eindige grootte, zoals dvd's. Voel je vrij om in dit artikel ‘BlueRay’ te vervangen door ‘DVD’ naarmate de technologie zich verder ontwikkelt. Ongeacht de daadwerkelijke media die u gebruikt, blijft het punt hetzelfde: u plaatst uw bestanden in mappen die emmers worden genoemd en wanneer een emmer 'vol' is, brandt u deze op een dvd, start u een nieuwe emmer met een nieuwe mapnaam en begint u met vullen dat omhoog, enzovoort. Een emmer wordt als ‘vol’ beschouwd wanneer deze de grootte nadert van het optische medium waarop deze zal worden gebrand.
'Emmers' zijn dus gewoon mappen die worden gemaakt om met afbeeldingen te worden gevuld totdat ze, voor enkelzijdige dvd's, de 4,5 GB-markering bereiken, waarna ze op dvd worden gebrand en off-site worden gearchiveerd. Ik noem deze mappen op mijn harde schijf DVD001, DVD002, DVD003 enzovoort. Wanneer ik de dvd brand, zal de titel in de dvd-brandsoftware exact hetzelfde zijn, dvd001 enz. En ik zal dvd001 op de behuizing schrijven (niet op de dvd).
Nu, hier is het cruciale punt. Als u uw afbeeldingen in deze bucket-mappen op uw harde schijf bewaart, of waar u uw afbeeldingen gewoonlijk ook opslaat, kunt u ze importeren in een catalogiser die zich nog in deze mappen bevindt en de mappen laten zoals ze zijn met dezelfde mapnaam, DVD001 enz. De catalogiseerder verwijst naar deze mappen met hun mapnaam en u hebt dus een exacte spiegel van wat er op uw harde schijf is gebrand op een set dvd's. Voor elke fysieke dvd is er een overeenkomstige map op uw harde schijf met exact dezelfde naam met exact dezelfde bestanden. Dit maakt het verbazingwekkend eenvoudig om een bestand op te sporen als u er om de een of andere reden geen toegang toe hebt op de harde schijf. De catalogiseerder zal u vertellen in welke map het moet staan, en het enige wat u hoeft te doen is de dvd met dezelfde naam te vinden.
Het browservenster in Expressions Media 2 toont de miniaturen van de afbeeldingen in de map en identificeert het individuele bestand bovenaan in de statusbalk. In dit geval staat dit bestand duidelijk in een map met de naam DVD161. Het staat natuurlijk ook op een dvd met de naam DVD161 die off-site wordt opgeslagen, maar die kan worden opgehaald en de hele catalogus opnieuw kan worden opgebouwd in geval van een ramp.
Dus bewerk ik mijn afbeeldingen en voeg metadata toe, breng aanpassingen aan in Lightroom (en converteer ze vervolgens allemaal naar DNG-indeling) en neem vervolgens de hele verzameling en splits deze in nieuwe mappen die elk ongeveer 4,5 GB aan afbeeldingen bevatten. Deze mappen krijgen een opeenvolgende naam, dwz DVD001, DVD001 enz. En vervolgens wordt de hele set mappen geïmporteerd in de catalogus, in mijn geval Expressions Media 2.Elke map wordt ook gekopieerd naar een tweede computer die fungeert als een lokale back-up en wordt gebrand op een dvd met dezelfde naam.
Het netto resultaat is dat ik drie sets identieke mappen heb met identieke afbeeldingen. Twee sets op twee verschillende harde schijven (in mijn geval op twee verschillende pc's) en de derde set op dvd's die off-site zijn opgeslagen. De catalogiseerder heeft deze exacte mapstructuur ook geïmporteerd, dus alle bestandsreferenties komen overeen met de fysieke dvd-namen en met de identiek genoemde mappen op de twee harde schijven. Het werkt zelfs via een netwerk.
Er zit hier een klein vliegje in de zalf - het toevoegen van bestanden aan mappen zodat ze in totaal 4,5 GB bedragen, is vervelend omdat je het normaal gesproken alleen handmatig kunt doen. U moet groepen bestanden selecteren, deze naar de ‘bucket’ kopiëren en de totale mapgrootte blijven controleren. Het is een knelpunt. Ik was wanhopig om een manier te vinden om dit te automatiseren nadat ik op internet had gezocht en slechts één applicatie voor de Mac had gevonden die dit kon doen (Big Mean Folder Machine) en helemaal geen voor de pc. Dus, om een lang verhaal kort te maken, ik heb mijn eigen applicatie voor pc gemaakt, genaamd Bucketeer, en tegen de tijd dat je dit leest zou het beschikbaar moeten zijn op mijn website (kijk onder Producten / Software).
Bucketeer neemt eenvoudig een grote map met afbeeldingen en kopieert de inhoud naar nieuwe mappen met een opgegeven grootte. Elke map krijgt een opeenvolgende naam, dus ik krijg een grote map en dezelfde afbeeldingen in een reeks kleinere mappen met de namen in een volgorde als DVD001, DVD002 - precies de methode die hierboven is beschreven. Het enige wat ik dan hoef te doen is elke map op een dvd te branden (voorlopig handmatig) en het is allemaal gedaan - niet meer vallen en opstaan met meerdere selecties om een dvd van 4,5 GB te vullen.
Het bucket-systeem is een zegen voor kleine verzamelingen van enkele tienduizenden afbeeldingen. Grotere collecties kunnen profiteren van een systeem op bedrijfsniveau met servers en speciale RAID-drive-arrays, maar voor de meesten van ons zullen dvd's en BlueRay-schijven het prima doen, zolang je een goed catalogussysteem hebt en een methodische aanpak voor archivering, archivering en back-up. .
Nick Rains is al 28 jaar een professionele fotograaf en zijn werk is gepubliceerd in boeken, kalenders en tijdschriften over de hele wereld. Hij is momenteel gespecialiseerd in speelfilms in Australië en levert regelmatig bijdragen aan het tijdschrift Australian Geographic. Nick is ook de redacteur van het tijdschrift Better Digital Camera en geeft regelmatig geavanceerde fotografische workshops in het hele land.