Fotografen moeten tegenwoordig veel hoeden dragen. U moet niet alleen uw foto's maken en bewerken, maar u moet ook tijd besteden aan sociale media, marketing voor klanten en alle dagelijkse administratieve taken van het runnen van een bedrijf. Het is genoeg om zelfs de meest georganiseerde persoon hoofdpijn te bezorgen. Als klap op de vuurpijl kan timemanagement iets zijn waar creatieve mensen vaak mee worstelen.
Als creatief persoon, die trots was op mijn productiviteit totdat ik mijn eigen bedrijf begon, heeft het me veel vallen en opstaan gekost om erachter te komen hoe ik het meeste uit mijn dag kon halen zonder een hoop stress en overweldiging.
Als u het zat bent om u druk maar niet productief te voelen, vindt u hier enkele handige tips.
Kies drie prioriteiten voor uw dag
De meeste mensen hebben geen goed idee hoe lang een bepaalde taak hen zal kosten. Ze overladen hun agenda met taken en voelen zich vervolgens ontoereikend of gefrustreerd als ze ze aan het eind van de dag niet allemaal afvinken.
Deze tip hangt natuurlijk af van wat u moet doen. Mogelijk hebt u een opnamedag of moet u de hele dag aan het bewerken zijn, en bent u daarom gefocust op één taak. U zult echter waarschijnlijk ook een paar kleine dingen moeten doen die u op een dag moet voltooien, zoals een factuur verzenden en een paar e-mails of telefoontjes terugsturen.
Het punt is dat je je op drie prioriteiten per dag moet concentreren, en deze in volgorde van belangrijkheid aanpakt.
Deze tip is ook wel bekend als De regel van drie uit het boek Getting Results the Agile Way, en het is bedoeld om te voorkomen dat u van taak naar taak rent zonder een duidelijk omschreven resultaat.
In de regel van drie definieert u drie taken die u op een dag moet uitvoeren, drie taken voor uw week, en ook drie taken voor uw maand en uw jaar.
Begin elke dag met het definiëren van de drie dingen waarop u zich zult concentreren en zorg ervoor dat u bij uzelf controleert of u op het goede spoor blijft. Let op hoe lang het duurt en merk eventuele patronen op die naar voren komen bij het werken aan bepaalde taken. Dat geeft u meer informatie om uw tijdmanagementstrategieën te verfijnen.
Houd je tijd bij
Zorg ervoor dat u uw tijd bijhoudt wanneer u begint met het uitproberen van verschillende tijdmanagementtechnieken.
Voor het eerste anderhalf jaar dat ik mijn fotografiebedrijf runde, schreef ik alles wat ik op een dag deed in een klein notitieboekje op, en ook hoe lang het duurde.
Als dit klinkt als een super tijdrovend en anaal iets om te doen, is het dat eigenlijk niet. Het duurt echt even om op uw horloge te kijken en een notitie te maken die uit twee of drie woorden bestaat die uw taak beschrijven.
Nog beter, je kunt een tijdregistratie-app zoals Hours Tracker gebruiken.
De informatie die u krijgt door uw tijd bij te houden, is goud.
Als u merkt dat u veel tijd besteedt aan bepaalde taken die niet helemaal noodzakelijk zijn, kunt u stappen ondernemen om de tijd die u eraan besteedt te verminderen, of ze helemaal weglaten.
Als u bijvoorbeeld denkt dat u slechts een half uur per dag op internet surft, merkt u misschien dat u constant door het konijnenhol gaat en dat het bijna twee uur is.
Gebruik een online kalender om tijdsblokken in te plannen
Een van de meest effectieve manieren om uw productiviteit te verhogen, is door in tijdsblokken te werken en deze in een online agenda zoals Google in te plannen.
Het organiseren van uw schema in plaats van het werken met een takenlijst helpt om discipline en orde toe te passen op uw taken.
U wijdt specifieke tijdvensters aan uw taken, waardoor ze een prioriteit en de enige focus gedurende die tijd zijn. Het helpt afleiding en de mentale belasting van het wisselen van taak te minimaliseren.
Gebruik een online agenda om uw taken in te plannen als niet-onderhandelbare evenementen. Als je dingen op de analoge manier hebt gedaan - takenlijsten opschrijven of een papieren dagboek bijhouden - zou je het gebruik van een online agenda veel effectiever kunnen vinden.
Een online agenda kan u helpen bij het plannen van vergaderingen en het versturen van mededelingen naar genodigden. U kunt terugkerende evenementen in uw online agenda maken, herinneringen instellen en u hebt vanaf meerdere apparaten toegang tot de agenda.
Zorg ervoor dat u pauzes in uw agenda plant. Het is een heel slecht idee om de hele dag voor je computerscherm te zitten zonder regelmatig op te staan om uit te rekken, een goede maaltijd te eten of gewoon een paar minuten de tijd te nemen voor wat R&R.
Gebruik een CRM-systeem
Er zijn zoveel apps en productiviteitstools om mensen te helpen hun tijd, projecten en leven beter te beheren. Mogelijk gebruikt u enkele van deze zelfs al.
Als u echter nog geen CRM-systeem (klantrelatiebeheer) gebruikt, loopt u mogelijk een enorm nuttige tool mis waardoor u niet langer meerdere apps voor verschillende doeleinden hoeft te hebben.
Een CRM-systeem is een hulpmiddel voor klantbeheer en het opbouwen van relaties waarmee u uw klanten en projecten kunt volgen. U kunt bijvoorbeeld de datums noteren die u voor het laatst met een klant heeft gecommuniceerd en een herinnering instellen voor follow-up.
De meeste CRM's bieden echter zoveel meer, waaronder boekhoudhulpmiddelen en mogelijkheden voor het schrijven van contracten.
Ik gebruik en raad Dubsado aan, een CRM-systeem voor creatievelingen. U kunt merkcontracten maken die u kunt verzenden voor elektronische ondertekening, een e-mail rechtstreeks vanuit de gebruikersinterface verzenden en al uw prospects en klanten bijhouden in een visueel aantrekkelijk en gemakkelijk te navigeren systeem. Het kan zelfs worden geïntegreerd met uw Google-agenda.
Als u software voor het ondertekenen van contracten gebruikt, zoals Hello Sign of Adobe, kunt u dezelfde functie krijgen in Dubsado met alle andere voordelen voor een vergelijkbaar prijskaartje.
Andere opties zijn Nutshell en Insightly.
Nix Multi-Tasking
Het onderzoek is in: multi-tasking wordt veel overschat.
Multi-tasking wordt doorgaans positief bekeken, maar het laatste onderzoek toont aan dat het nadelig is voor uw productiviteit en kwaliteit van het werk.
Hoogwaardig werk is afhankelijk van hoeveel tijd u aan een taak besteedt en de intensiteit van uw focus. Als u uw focus kunt vergroten, kunt u meer gedaan krijgen in minder tijd.
Door aan verschillende taken tegelijk te werken, worden de hersenen overbelast. Als je aan meerdere dingen tegelijk werkt, verander je van mentale functies, wat uiteindelijk contraproductief werkt.
Volgens Gloria Mark, onderzoeker en auteur van Multi-tasking in het digitale tijdperk, de gemiddelde kenniswerker wisselt elke drie minuten van taak. Eenmaal afgeleid, kan het bijna een half uur duren om de oorspronkelijke taak te hervatten. Dat is 30 verspilde minuten omdat je je e-mail hebt gecontroleerd en op een bericht hebt gereageerd.
Geen wonder dat de gemiddelde werknemer drie uur werkt op een typische werkdag van acht uur, zelfs als ze niet constant naar Instagram of Facebook kijken.
Berg uw apparaten op
Zoals u kunt zien, is een van de grootste manieren om uw productiviteit te ruïneren, door de hele dag door constant uw e-mail en sociale media te controleren. Die seconden of minuten kunnen oplopen tot enorme hoeveelheden tijdverspilling en uw focus op de taken die voorhanden zijn, verpesten.
Berg uw telefoon op, sluit het browservenster met uw geopende inbox en concentreer u op de taak die voor u ligt.
Beslis een paar keer per dag wanneer je e-mails en Instagram-berichten controleert en beantwoordt en je eraan houdt.
Toen ik dit combineerde met het blokkeren van mijn tijd, was ik verbaasd over het resultaat. Ik heb het letterlijk bereikt drie keer meer op een dag dan toen ik gewoon van taak naar taak zweefde en op elke sms en e-mail reageerde zodra ik deze ontving.
Probeer de Pomodoro-methode
De Pomodoro-techniek is een enorm populaire tijdmanagementtool die is ontworpen om u zo productief mogelijk te houden.
Bij deze methode van timemanagement kies je een taak die je graag gedaan wilt hebben en stel je een timer in op 25 minuten om gefocust en zonder onderbreking te werken.
Je kunt dit toch 25 minuten doen?
Als de timer afgaat, neem dan een korte pauze die niets met het werk te maken heeft, zoals stretchen of een hapje eten.
Als je eenmaal vier pomodoros hebt gedaan, kun je een langere pauze nemen, zoals 20 of 30 minuten. Je brein zal deze tijd nodig hebben om nieuwe informatie op te nemen.
Reserveer een dag voor boodschappen en administratie
Dit is weer een productiviteitshack die voor sommige mensen wonderen doet. Reserveer een dag in de week waarop u al uw persoonlijke boodschappen of zakelijke administratie of een combinatie van beide zult bijwonen.
Er kunnen dingen zijn die u wekelijks doet, zoals maaltijden bereiden of de was doen, die allemaal naar één dag kunnen worden teruggebracht, zodat u zich de rest van de week kunt concentreren op zakelijke taken.
Misschien wilt u een dag van de week opzij zetten wanneer u al uw vergaderingen of medische afspraken plant. Als alternatief kunt u al uw administratie doen, zoals facturering, boekhouding of zelfs het plannen van uw sociale media.
Opsommen
Er zijn veel tijdmanagementtechnieken en -tools die u kunnen helpen uw productiviteit te verhogen en stress en burn-out te verminderen.
Ze zullen niet allemaal voor u werken, maar dit zijn enkele van de meer populaire die u misschien wilt proberen.
Of je nu een hobbyfotograaf of een professional bent, de kans is groot dat je elke dag een hoop aan de hand hebt.
Het vinden van manieren om efficiënter te zijn, kan uiteindelijk uren aan uw dag toevoegen en u zelfs helpen om beter te slapen.