Evenementen organiseren en fotograferen als een professional

Het hoofdevenement: evenementen organiseren en fotograferen als een professional.

The Footy Show en afbeelding met dank aan Nine Network Australia © Gina Milicia 2015

Als je een camera hebt en in je vriendenkring bekend staat als een liefhebber of een professional, is de kans groot dat je bent gevraagd om een evenement te fotograferen.

Een evenement is eigenlijk elke keer dat een groep van drie of meer mensen samenkomt om een mijlpaal te vieren. Dit kan de bruiloft van je beste vriend zijn, de 50e verjaardag van oom Dave, de bar mitswa van je buurman, de verloving van je nicht Maria, een product- of bedrijfsevenement of een prijsuitreiking. Ze worden allemaal gedefinieerd als evenementen.

Ik fotografeer al 25 jaar evenementen. In die tijd was ik de officiële evenementfotograaf voor de Grand Prix van Australië, de Melbourne Cup, de Dalai Lama, Bvlgari, WWE Wrestling, the Logies (Emmy's van Australië), persconferenties met rocksterren, productlanceringen voor grote merken, De 50ste (geweldig feest!) Van oom Dave en de verloving van mijn neef.

Het protocol dat ik gebruik om evenementen te fotograferen, is hetzelfde voor de 50e van oom Dave als voor een A-lijstfunctie. Ik ga alle protocollen, tips en technieken voor evenementen en evenementen delen die ik de afgelopen 25 jaar heb ontwikkeld, zodat je evenementen ook als een professional kunt fotograferen.

De checklist "geen tranen meer"

Zorg altijd voor nieuwe batterijen voor uw evenement. Als u veel evenementen fotografeert en met de flitser op de camera werkt, kunt u overwegen te investeren in oplaadbare AA- en AAA-batterijen voor uw flitsers en andere apparaten. Ze zijn in het begin een beetje een investering, maar betalen zich uiteindelijk terug en zijn veel milieuvriendelijker.

"Voorbereid zijn is de helft van de overwinning." - Miguel de Cervantes

Ik organiseer mijn uitrusting altijd de dag voordat ik een groot evenement fotografeer. Dit is een uitgebreide lijst op basis van alle items die ik in de loop der jaren ben vergeten - en ja, er waren soms tranen en ja, ze bezorgden me wel stress.

Test alle flitsers, synchronisatiekabels en radioslaves. (Ik heb ooit iemands bruiloft gebroken! Als je dit verhaal nog niet hebt gehoord, kun je hier mijn liefdesverdriet herbeleven.)
Verpak nieuwe batterijen en reserveonderdelen.
Laad alle camerabatterijen op.

In een van mijn vroege Melbourne Cup-shoots werd ik naar de finish gestuurd om de presentatie van de Melbourne Cup voor zijn sponsor, Emirates, te verslaan. Het was een lange dag geweest en ik was nog een beetje groen voor deze gebeurtenis. Ik heb de levensduur van mijn flitser en de batterij van mijn camera volledig overschat en moest 30 minuten lang stressvol wachten om 'the money shot' te fotograferen terwijl mijn camera knipperde: 'Ik sta op het punt om dood te gaan! Geef me nu te eten! "

Mijn reservebatterij en oplader waren veilig weggestopt in mijn cameratas, ongeveer 20 minuten lopen. (Doh!) Ik slaagde erin om vijf frames uit te persen door de camera aan en uit te zetten. Ik kreeg de kans, maar het was niet leuk.

Maak je lenzen schoon. Controleer altijd op stof, schimmel, krassen en vlekken. Er is niets erger dan 300 foto's te moeten retoucheren vanwege smurrie in de hoek van het beeld, of erger nog, een grote gooby die een foto volledig verpest.
Laad uw laptop, telefoon en booster volledig op voor afgelegen locaties.
Zorg ervoor dat u al uw kabels, accessoires en laders voor laptops enz. Bij de hand heeft.
Pak twee kaartlezers en reservekabels in.
Neem extra geheugenkaarten en reservekaarten mee.

Ik heb ooit een bruiloft geschoten op een zeer afgelegen Australische locatie. Het was aan het einde van een lange, zware week en ik realiseerde me toen ik aankwam dat ik de USB-kabel voor mijn kaartlezer was vergeten. Ik wist dat het een grote bruiloft zou worden - het tijdschrift wilde volledige berichtgeving, van begin tot eind - en ik had maar genoeg geheugenkaarten om ongeveer de helft ervan te bedekken.

Ik stuurde mijn assistent naar het winkeldistrict van het kleine plattelandsstadje op zoek naar een kabel of een kaartlezer terwijl ik doorging met de opnamen voor het huwelijk. Ze belde elke camerawinkel binnen 20 km (12,5 mijl), maar geen geluk. Ik moest uiteindelijk fotograferen met het beperkte aantal geheugenkaarten dat ik had, en het behandelen alsof ik met film fotografeerde.

Ik ben er uiteindelijk gekomen, maar dat kleine vergissing had erg duur kunnen zijn. Nu heb ik twee geheugenkaartlezers bij me en stop ik reservekabels in mijn handschoenenkastje cameratas, handtas en laptoptas.

Nutella wordt geleverd in een handig reisformaat. © Gina Milicia 2015

Stel een overlevingspakket samen (water, tissues, deodorant, pepermuntjes, snacks, eiwitrepen, noten, paraplu, dekens, extra warme kleding en comfortabele schoenen voor de rit naar huis). Gebeurtenissen kunnen uren duren en vaak over de maaltijden heen lopen. Er is niets erger dan het koud, moe, hongerig of stinkend te zijn tijdens een evenement. Pak altijd een noodpakket in om u tussen maaltijden en douches door te laten gaan.
Lees het run-sheet, zoek alle opnamelocaties op en bedenk de beste reisroutes. Ik bedenk altijd de beste manier om de avond ervoor naar mijn optreden te gaan. Gebeurtenissen kunnen stressvol genoeg zijn zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat u onderweg verdwaalt.
Was je auto en vul de tank. Nogmaals, het gaat allemaal om het minimaliseren van stress. Evenementen zijn meestal geklede aangelegenheden, dus het is fijn om in een schone auto te verschijnen. Het voelt ook beter.
Verpak alle verlichting, statieven, statieven en accessoires vooraf en controleer ze opnieuw.
Zorg ervoor dat uw uitrusting draagbaar, lichtgewicht en snel en gemakkelijk toegankelijk is. Hier is mijn persoonlijke evenementlocatiekit: roltas, laptop, monopod of statief, twee camerabehuizingen, 24 mm-105 mm f / 4-lens, 70 mm-200 mm f / 2.8-lens, 85 mm-lens, twee flitsers, oplaadbare AA-batterijen.
Zorg voor een veilige plek om de geheugenkaarten die u tijdens het evenement gebruikt, op te bergen. Markeer ze duidelijk, zodat u ze niet per ongeluk overschrijft.
Neem een harde schijf mee als back-up. Als u tijd en een veilige plek heeft om het te doen, download dan uw geheugenkaarten naar uw computer en maak er tegelijkertijd een back-up van. Ik heb een in / uit-systeem dat ik gebruik. Bekijk: Workflowtips voor fotografie - van geheugenkaart tot computer en verder voor meer informatie.
Houd dronken gasten uit de buurt van uw tafel. Eten en drinken gaan niet samen met laptops. Eén gemorst drankje en het is voorbij.
Vergeet niet een pen en notitieboekje te gebruiken om belangrijke informatie op te schrijven.

Kledingvoorschrift

Mogelijk zijn uw volgende klanten een van de gasten van het evenement dat u fotografeert. Je hebt maar één kans om een goede indruk te maken, dus zorg ervoor dat het een goede is.

Ik zou graag mijn favoriete gescheurde spijkerbroek en laarzen dragen bij elke shoot die ik doe, maar ik weet dat dat geen goede indruk zou maken. Ik wil klanten niet in verlegenheid brengen door in ongepaste kleding te verschijnen, dus ik controleer altijd eerst de dresscode.

Ik vind dat een goede fotograaf moet opgaan in de gasten. Begrijp me niet verkeerd, ik suggereer niet dat je verkleed als Paris Hilton komt opdagen. Rock uit je eigen stijl, maar misschien verzacht je de diamanten tiara, negen inch vergulde hakken en een jumpsuit met luipaardhuid.

Hier zijn een paar suggesties die u misschien wilt meenemen:

Koop een geweldig paar echt comfortabele nette schoenen. Er is niets erger dan ongemakkelijke schoenen te dragen tijdens een lange shoot.
De beste kleur om op een evenement op te gaan, is zwart.
Draag altijd een pluizenroller, veiligheidsspelden, schoenpoets en een naaisetje in uw tas voor het geval dat momenten. Ik heb een keer mijn broek gescheurd vlak voor een evenement.

Etiquette

Nooit gezien worden tijdens het eten of drinken.
Eten en drinken moet altijd buiten het bereik van gasten worden genuttigd (eet voordat u vertrekt).
Vraag naar de beste plek om je spullen op te bergen (ik bel de locatie vaak van tevoren om te vragen of er een ruimte voor me is).
Val gasten niet lastig, zet ze niet in de hoek en knal door met saaie verhalen.
Geef uw kaart alleen uit als iemand er specifiek om vraagt.
Bewaar notities op een notitieblok of op uw smartphone, zodat u de namen van belangrijke personen kunt onthouden.
Vraag gasten altijd of ze het erg vinden dat je hun foto maakt. Als mensen diep in gesprek zijn, wacht dan even op een pauze voordat je ingaat. Dit is lastig, vooral voor nieuwe fotografen. Probeer: 'Hallo. Sorry voor het onderbreken. Vind je het erg als ik een foto maak? " Toon is erg belangrijk. Wees nooit opdringerig en heb altijd een grote glimlach op je gezicht. Geef gasten complimentjes met hun hoed, tas, schoenen of ogen, maar doe het oprecht.
Als je samenwerkt met andere fotografen, probeer ze dan te helpen bij het maken van foto's en samen te werken. Dit is een kleine industrie; De kans is groot dat je weer gaat samenwerken en het is altijd geweldig om vriendschappen te sluiten met andere fotografen. Dit kan soms een eenzame bedrijfstak zijn.
Sta nooit verveeld te kijken. Als je geen gasten meer hebt, schiet dan op het eten, de band of de bewegwijzering.
E-mail shots van de band, bloemen en eten naar de leveranciers. Dit is een geweldige manier om waarde toe te voegen voor uw klant, iets leuks om te doen voor de leveranciers en een geweldige manier om potentiële nieuwe klanten te ontmoeten.

Dag van het evenement

Probeer 30 minuten tot een uur voor het evenement aan te komen. Dit geeft je voldoende tijd om je spullen uit te pakken en jezelf in elkaar te zetten voordat het evenement begint. Er is niets erger dan laat aankomen en onder druk staan.

Maak een snelle verkenning van de locatie, let op de verlichting en probeer van tevoren goede locaties te plannen voor groepsfoto's en portretten. Stel je uitrusting in. Test alles en test alles opnieuw om er zeker van te zijn dat het werkt. Controleer of uw geheugenkaarten in uw camera zitten, of de ISO op de juiste instelling is ingesteld en of uw flitsers correct flitsen.

Lees de opnamelijst en controleer en dubbelcheck of u al uw belangrijkste foto's krijgt. Verwijs hier op de dag zelf steeds naar terug. Behandel elk detail dat op de dag mogelijk is: bewegwijzering, eten, cadeauzakjes, drankjes, bloemen en tafelaankleding. Dit is een geweldige kans om uw vaardigheden bij andere bedrijven te introduceren, dus zorg ervoor dat u deze afbeeldingen doorstuurt naar cateraars, bloemisten en ontwerpers.

Probeer groepsfoto's te houden voor maximaal vijf personen. Ik fotografeer mensen vaak in groepen van twee, drie en vijf. Maak drie tot vijf foto's bij het fotograferen van groepen mensen, omdat iemand altijd met zijn ogen knippert of een grappig gezicht trekt. Vertel de groep dat je een paar foto's gaat maken, zodat ze na het eerste beeld niet meer kijken of weglopen. Blijf praten terwijl je de groep fotografeert, zodat je hun aandacht trekt. Anders kijken ze de verkeerde kant op, beginnen ze te praten of te eten en verpesten ze je foto.

Door een lange lens te gebruiken, is het heel gemakkelijk om spontane foto's te maken tijdens evenementen. © Gina Milicia 2015

Mensen schoten

Wees niet bang om mensen op te ruimen (maak hun jassen vast, vraag ze om op een flatterende manier te gaan staan). Niet elk schot hoeft te worden geposeerd. Probeer een mix te krijgen van openhartige beelden van mensen die praten, lachen en genieten van de dag. Ik vind dat je deze foto's het beste kunt maken met een lange lens als mensen niet weten dat je ze maakt. Het is erg moeilijk om er discreet uit te zien als je vijf centimeter verwijderd bent met een 28 mm-lens.

Probeer toespraken te maken met een lange lens, zonder flits. Dit betekent dat u zich in een discrete positie kunt bevinden en meerdere opnamen van de luidspreker kunt maken zonder ze te irriteren met uw flitsers. Ik wacht graag tot de spreker opkijkt van hun aantekeningen of glimlachen om het applaus te erkennen.

Maak geen foto's van mensen die eten. Ik moet nog iemand zien die er glamoureus uitziet met een mond vol eten.

Na de gebeurtenis

Maak voorzichtig een back-up van AL uw bestanden (maak er vervolgens opnieuw een back-up van wanneer u weer op kantoor / basis bent).
Doe een laatste dubbele check voor willekeurige uitrusting die je misschien hebt achtergelaten (ik ben twee monopods kwijtgeraakt).
Rehydrateer en eet iets voordat u uw bestanden verwerkt.
Stuur eventuele extra foto's naar cateraars, bloemisten of gasten die u mogelijk hebben benaderd tijdens het evenement.

Heeft u rituelen vóór het evenement die u gebruikt om uw dag soepel te laten verlopen? Is er iets dat ik misschien heb gemist? Ik hoor graag uw suggesties.