Als je een fotograaf bent die met klanten werkt, heb je een contract nodig.
Wanneer fotoopdrachten mislopen, komt dat vaak door een gebrek aan communicatie.
Een contract beschermt niet alleen u maar ook uw klant in geval van onvervulde verwachtingen.
Hier zijn enkele insluitsels die u misschien wilt overwegen.
Wie is de overeenkomst tussen?
Allereerst moet u duidelijk aangeven tussen wie het contract tussen is en elke partij identificeren. U kunt uzelf identificeren als "het bedrijf", en uw cliënt als "de cliënt." De fotoshoot zelf kan worden aangeduid als "de gebeurtenis."
Merk op dat de overeenkomst alle eerdere overeenkomsten tussen de partijen vervangt, en dat de enige manier om iets aan de overeenkomst toe te voegen, is door dit schriftelijk te doen, en dat deze wijziging door beide partijen moet worden ondertekend.
Kortom, als er iets verandert tussen de ondertekening van de overeenkomst en de opnamedag, heb je een ander contract nodig.
Wat zijn de reserveringen?
U zou een sectie in uw contract moeten hebben over de Reserveringen.
Dit betekent dat u de datum noteert waarop de shoot gepland staat, en uw beleid met betrekking tot herplanning, uitstel en annulering.
Zorg ervoor dat de klant heel duidelijk is over de gevolgen van deze wijzigingen.
Veel fotografen vragen bijvoorbeeld een niet-restitueerbare aanbetaling van 50% in geval van annulering, zodat ze geen potentieel werk missen dat die dag had kunnen worden geboekt.
Veiligheid
Ik raad aan om een sectie te hebben waarin wordt opgemerkt dat u als fotograaf / bedrijf het recht hebt om de dekking te beëindigen en de locatie te verlaten als u ongepast, bedreigend, vijandig of aanstootgevend gedrag ervaart van een persoon tijdens het evenement dat uw veiligheid in twijfel trekt. Dit komt misschien zelden voor, maar het is de moeite waard om een contract op te nemen, zodat u uw rechten kunt doen gelden voor het geval u een slachtoffer bent in een onveilige situatie.
Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn voor een vrouwelijke huwelijksfotograaf die wordt lastiggevallen door dronken gasten.
Opnametijd en aanvullingen
Houd er rekening mee dat de opnametijd begint op de geplande starttijd en eindigt op de geplande tijd, ongeacht wanneer de klant komt opdagen. Als een klant erg laat is, gaat de shoot naar de afgesproken tijd en niet later.
Ik raad dat ook ten zeerste aan als je een commerciële fotograaf bent duidelijk vermelden dat de klant of een vertegenwoordiger van zijn bedrijf de shoot moet bijwonen om creatieve richting te geven en de uiteindelijke afbeeldingen goed te keuren.
U bent niet verantwoordelijk voor de uiteindelijke esthetiek als ze er niet zijn om feedback en goedkeuring te geven.
Bovendien behoudt u het recht voor om de shoot te annuleren en de aanbetaling te behouden als de klant of zijn vertegenwoordiger niet aanwezig is.
Ernstig. Dit gebeurt.
Gemaakte kosten
Dit is waar je zou kunnen opmerken dat er extra kosten kunnen worden gemaakt die mogelijk geen deel uitmaken van de oorspronkelijke offerte, zoals parkeren, rekwisieten voor een mode- of productshoot of boodschappen voor een voedselshoot.
Dit soort uitgaven zijn meestal TBD (nog te bepalen) en maken geen deel uit van de initiële schatting. Dit moet van tevoren duidelijk worden gemaakt, zodat u geen korting op uw inkomsten krijgt om deze dingen te dekken.
Verantwoordelijkheden
Je bent verantwoordelijk voor veel tijdens een shoot, maar bepaalde dingen zijn onvoorzien en buiten je controle. Zaken als opdringerig personeel, vertraging van de klant en personeel, het weer, planningscomplicaties, onjuiste adressen opgegeven door de klant of beperkingen van de gekozen locatie.
Limieten voor locatie en locatie
Tenzij u fotografeert in uw studio of een verhuur, is de klant meestal verantwoordelijk voor het bieden van een geschikte plaats voor het fotografische werk.
Als blijkt dat de locatie beperkt is in de ruimte of u anderszins belemmert om uw werk op een veilige manier uit te voeren (of een manier waarop u niet het gewenste resultaat kunt behalen), behoudt u zich het recht voor om een verhuizing naar een andere locatie aan te vragen of te annuleren de shoot zonder straf.
Vergunningen
Wie is verantwoordelijk voor het verkrijgen van vergunningen?
De tweede keer dat je een statief neerzet op een openbare plaats, wordt je zeer waarschijnlijk gevraagd om mee te gaan door een politieagent of een ander type stadsambtenaar. Dit kan rampzalig zijn bij een commerciële shoot waarbij de locatie is gescout en is essentieel voor het storyboard of verhaal van de uiteindelijke beelden.
Het kan enige tijd duren voordat vergunningen zijn verkregen, dus houd hier rekening mee als deze baan op jou valt.
Film & copyright
De fotografie die je voor een klant maakt, is nog steeds van jou, als maker van die beelden. Veel klanten denken dat de afbeeldingen erbij horen hen omdat ze je geld betalen om ze te produceren. Ze moeten worden voorgelicht over auteursrecht.
In de commerciële wereld geven klanten u de opdracht om foto's te maken die passen bij hun merk. Ze betalen u vervolgens een aparte vergoeding om die afbeeldingen voor een specifiek gebruik en tijdsbestek in licentie te geven.
Je zou een aparte moeten hebben Gebruiksovereenkomst naast uw contract dat gebruiksparameters beschrijft.
Beperking van aansprakelijkheid
In het onwaarschijnlijke geval dat u niet in staat bent om te voldoen aan de richtlijnen die in het contract zijn uiteengezet als gevolg van letsel, ziekte, een "daad van God" of een andere gebeurtenis die buiten uw macht ligt, dient u niet verantwoordelijk te worden gehouden.
U moet er echter alles aan doen om de opname opnieuw te plannen. Als dit niet mogelijk is, moet normaal gesproken alle ontvangen betalingen voor het evenement worden geretourneerd.
Als digitale bestanden verloren gaan, worden gestolen of vernietigd buiten uw macht, inclusief maar niet beperkt tot defecte harde schijven of apparatuur, is het uw verantwoordelijkheid om alle betalingen terug te betalen.
De limietaansprakelijkheid voor gedeeltelijk verlies van originelen moet een evenredig bedrag aan verloren blootstellingen zijn op basis van de percentages van het totale aantal originelen.
Afvangen en bezorgen
U bent niet aansprakelijk om elke foto die tijdens een evenement of shoot is gemaakt, te leveren.
Het aantal definitief aan te leveren bestanden is ter beoordeling van de fotografen of is gebaseerd op een overeenkomst tussen fotograaf en opdrachtgever voor ondertekening van het contract.
In dit gedeelte kunt u noteren wanneer u de bestanden bezorgt en hoe ze worden afgeleverd, zoals JPG.webp- of TIFF-bestanden.
Postproductie en montage
De uiteindelijke postproductie en bewerkingsstijlen, effecten en algehele esthetiek van de afbeelding zijn naar eigen goeddunken, tenzij u werkt aan een specifiek type klus waarbij de bewerking intern wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld door een tijdschrift of reclamebureau.
Niets is erger dan hard werken aan het bewerken en vervolgens klanten gekke Instagram-filters op je afbeeldingen laten plaatsen. Verbied elke wijziging aan uw foto's, tenzij er een overeenkomst is met de klant over wat die wijzigingen zullen zijn, zoals het plaatsen van tekst op een foto.
Betalingsschema
Als je om een aanbetaling vraagt (en dat hoop ik ook), zorg er dan voor dat je dat in je contract zet.
Hoe u de betaling voor de rest beheert, is aan u. Veel fotografen hebben dertig dagen de tijd voor ontvangst, maar voor elke laattijdige betaling daarna wordt rente in rekening gebracht - meestal 15-18%.
Let ook op een beleid met betrekking tot eventuele NSF-kosten en of er gevolgen zijn waarvan de klant zich bewust moet zijn in termen van niet op tijd betalen.
U kunt bijvoorbeeld in uw contract aangeven dat niet-betaling na drie maanden gerechtelijk kan worden vervolgd.
Prijsstelling
Aan het einde van de overeenkomst stel ik voor dat u de afgesproken prijzen uiteenzet.
Als u geen aparte gebruiksovereenkomst heeft, kunt u hier de gebruiksvoorwaarden opnemen.
Voor mijn commerciële werk geef ik mijn klanten meestal geen gebruiksovereenkomst totdat de afbeeldingen volledig zijn betaald en verbied ik het gebruik van mijn afbeeldingen tot die tijd.
Ik vind dat dit voor mij goed werkt. Klanten mogen uw afbeeldingen niet openbaar gebruiken, tenzij ze ervoor hebben betaald, of het is een schending van uw auteursrecht.
Ik vermeld deze term zelfs op mijn facturen en vestig hun aandacht hierop in mijn e-mailcommunicatie bij het verzenden ervan.
Sommige klanten kunnen er lang over doen om u te betalen, tenzij u specifieke grenzen trekt rond de betaling en het gebruik van uw afbeeldingen.
Handtekening veld
Er moet een gebied zijn waar zowel u als de klant het contract kunnen ondertekenen en dateren.
U kunt het beste software voor elektronische handtekeningen gebruiken, zoals Hello Sign, zodat klanten hun tijd niet hoeven te besteden aan het fysiek downloaden en scannen van een ondertekend contract naar u. Iedereen heeft het toch druk?
Als u CRM-software gebruikt, biedt deze mogelijk al een dergelijke functie. Ik gebruik bijvoorbeeld Dubsado, een CRM-systeem voor creatieven. Ik kan klanten e-mails en contracten rechtstreeks vanuit de gebruikersinterface sturen.
Ik beschik over alle andere functies van een clientbeheersysteem voor ongeveer dezelfde prijs die ik alleen voor handtekeningsoftware zou moeten betalen.
Tot slot
Hopelijk heeft dit je een idee gegeven van wat je in je contract kunt stoppen.
Zorg ervoor dat uw contracten zijn gedateerd en ondertekend voordat u een baan als geboekt beschouwt.
Bespreek ze met de klant en zorg ervoor dat de algemene voorwaarden zijn begrepen. Veel mensen nemen niet de moeite om dingen te lezen voordat ze het ondertekenen en u wilt niet voor verrassingen komen te staan.
Houd er rekening mee dat dit bericht is alleen bedoeld voor educatieve doeleinden en vormt geen juridisch advies, aangezien ik geen advocaat ben en in die hoedanigheid niet kan adviseren.
Om ervoor te zorgen dat uw contract of schriftelijke overeenkomsten juridisch bindend zijn en u dekking bieden in geval van tegenstrijdigheid, neem dan contact op met een advocaat.